Зачем нужен учет рабочего времени

Содержание

Доверять или проверять? Зачем вести учет рабочего времени сотрудников?

Зачем нужен учет рабочего времени

“Если недорабатывают сотрудники, то вкалывают их боссы”. Выражение, ставшее известным благодаря бизнес-тренерам и рекрутерам, вскрывает острые вопросы.

Почему так происходит? Виноват руководитель или подчиненные? Последние свои недоработки афишировать не станут, по-тихому “сольют” время, займутся личными делами, если профессиональные не горят или неинтересны совсем, а потом спокойно уйдут домой.

Работодатель, который не обратит на это внимания, кто не умеет делегировать обязанности или правильно ставить задачу, останется один на один со своими целями и проблемами.

Зачем необходимо вести учет рабочего времени?

Начнем с того, что заработная плата начисляется за отработанные часы, и их надо считать. Кроме того, учитывать рабочее время работодателя обязывает трудовое законодательство. Ст. 91 ч.

4 ТК РФ отмечает, что стандартный рабочий период длится пять дней в неделю по 8 часов, т.е. всего 40. За исключением сокращенных режимов в зависимости от профессий, где смена может составлять 24, 35/36 часов в неделю.

Соответственно, персонал должен отработать положенное.

Учет трудового времени каждого специалиста определяет соответствие/несоответствие действительно отработанного времени с установленными законодательными нормативами. В итоге фиксируются как переработки, так и недоработки. Последние происходят, если:

  • служащему не хватает работы, он быстро с ней справляется, а дальше занимается своими делами;
  • равноценные задачи в силу квалификации, характера специалист выполняет оперативнее, чем коллеги;
  • нагрузки распределяются неравномерно в течение дня, недели, по ходу проекта;
  • не контролируется выполнение процессов, не анализируются этапы заданий;
  • персонал злоупотребляет соцсетями, играми в ПК.

Как организовать учет рабочего времени?

Первый показатель, что ТК соблюдается – дисциплинированность в компании. Опоздания на 10-15 минут, к которым добавляются минуты на утренние чаепития и продолжительное общение с коллегами, приводят к финансовым потерям. Сократить их или вовсе предотвратить помогают системы контроля:

  • терминалы, электронные и биометрические, отмечают приход и уход;
  • СКУД, системы контроля и управления доступом, фиксируют не только появление человека в офисе, но и его передвижения в течение дня;
  • видеокамеры, ими оснащают проходные и кабинеты. Минус в том, что необходимы дополнительные контроль и ресурсы, чтобы отсматривать видеоматериал;
  • метод хронометража вручную – оценка деятельности, продуктивности. Человек самостоятельно отчитывается, как долго/быстро он выполнял определенное задание;
  • письменные отчеты о промежуточных этапах и финальной стадии.

Практически всем этим методам не хватает объективности в оценке работы штата. Кроме того, в помощь контролирующим системам требуется дополнительный человеческий ресурс. Эти слабые места отсутствуют в автоматизированных системах учета времени.

Автоматический мониторинг загруженности персонала

Изображать активность, в то же время не дорабатывать не получится, если ПК оснащен ПО контроля времени. Программа онлайн фиксирует и архивирует отклонения от графика, целей. Все сведения автоматически отправляются на электронную почту руководителя или их можно получить по требованию.

Автоматические программы учета установили почти 80% предприятий. Выгоды очевидны не только в поддержании дисциплины:

  • возможно варьировать графики: с 9 до 18 или с 10 до 19 часов, сменные, суточные, внеурочное время;
  • в интеграции с бухгалтерией/СКУД/корпоративными календарями учитывают отпуска, больничные, командировки, автоматически составляются табели по форме Т-13, начисляется зарплата;
  • начало работы фиксируется с момента включения ПК, отмечаются возвращения с обеда. ”Замирание” мыши и клавиатуры более чем на пять минут расценивается как нерабочий период;
  • разделение сайтов и приложений на продуктивные и непродуктивные и сбор статистики по востребованным у работника.

Автоматизация анализа занятости коллектива позволяет адекватно оценить его загрузку без влияния человеческого фактора, без ошибок по данным о присутствии людей в офисе.

Как определить потери рабочего времени?

Такой драгоценный ресурс, как время, теряется, прежде всего, из-за отсутствия человека на месте в кабинете, в цеху. Или из-за его занятости посторонними делами, но никак не производственными. Чаще всего отвлекают “хождения” по интернету, кроме того:

  • общение с коллегами “не по теме” съедает до 50% трудовых часов;
  • веб-серфинг – почти 45%;
  • соцсети – 30%;
  • перекуры – 20%.

Раз в неделю или чаще опаздывает каждый четвертый. Наряду с этим, отмечаются потери по вине управленцев – из-за неправильно поставленных целей, некачественно выполненных задач. Но всегда можно найти и устранить причины регулярных и периодических издержек:

  • составить график работы, контролировать его соблюдение;
  • направлять персонал на повышение квалификации;
  • автоматизировать бумагоёмкие операции;
  • ввести метод хронометража РВ, который измеряет затраты сил, сроки на стандартные операции, соотношение показателей с установленными нормами;
  • или фотографию рабочего дня – документ, который отслеживает и показывает продуктивность сотрудника по часам, дням, от деловых переговоров до личных телефонных разговорчиков.

Особенности учета рабочего времени

В выборе режима предприятия ориентируются на специфику деятельности и принятые нормы. При этом документируются особенности трудового времени, сокращенные часы, сменность, длительность рабочей недели.

Для каждой должности разрабатываются стандарты по эффективности и фиксируются в инструкции. Учитываются форс-мажорные обстоятельства и человеческий фактор, т.е. особенности работников.

Но в документах не рассматриваются такие факторы, как частые продолжительные, более пяти минут, перерывы, опоздания, занятия собственными проблемами на работе и другие условия, влияющие на качество и объемы проделанного. В планировании важно учитывать другие параметры по отсутствию персонала и связанных с этим недоработок:

  • болезни сотрудников;
  • аварийные ситуации;
  • задержка в поставке комплектующих, необходимых для продолжения производства;
  • недостаток нужных сведений, нечеткость поставленных задач.

Игнорирование этих аспектов замедляет деятельность, снижает запланированные объемы, нарушает соответствие между выполненными процессами и фактическими затратами на оплату труда. Объективный учет времени предусматривает все “узкие” места и помогает выстроить стратегию.

Повышение эффективности работы сотрудников

Нежелание развиваться, совершенствоваться профессионально негативно сказывается на карьере человека и компании, которую он представляет. Причем это становится заразным. Каждая новая идея, нетипичная задача вызывают отторжение, неприятие. И те же чувства переносятся на коллегу, кто выступает с инициативой.

Различные стимулы помогут избежать такого положения. Опросы показывают, что люди готовы повышать квалификацию, особенно за счет работодателя. Об этом заявили 40% экономически активного населения страны. Они же хотели бы, чтобы их руководство замечало профессиональные достижения и поощряло материально.

Автоматизированная система CrocoTime не пропустит ни одного участника команды, маленькой или большой. Детализирует все процессы, позволит выявить проблемы в организации труда, найти решения для мотивации персонала. Система учета времени предоставляет четкую фотографию рабочего дня по сотруднику в отдельности и в целом по компании:

  • составляет автоматические табели, которые показывают нарушителей графика, производственной дисциплины;
  • отчеты демонстрируют, сколько времени у специалистов занимают те или иные задачи;
  • мониторят действия за ПК, уточняют информацию о программах и сайтах, востребованных у подчиненных;
  • анализируют бизнес-процессы, неэффективные шаги, выявляют “слабые” места.

Сведения, получаемые в результате анализа с помощью CrocoTime, позволяют перераспределить нагрузку между работниками. Выяснить причины недоработок и добавить обязанности, если человек реально способен на большее, без ущерба здоровью и развитию предприятия. И снять лишние назначения, если сотрудник перерабатывает, что тоже не всегда идет на пользу компании.

Внедрение системы учета и контроля времени CrocoTime заметно отражается на эффективности различных организаций. Они отмечают заинтересованность коллектива, снижение стресса по отношению к работе, увеличение лояльности к руководству и доброжелательности среди коллег.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/592d2b007ddde88dbd5af038/doveriat-ili-proveriat-zachem-vesti-uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov-5e9804deaea73619213863ad

Табель учета рабочего времени — Audit-it.ru

Зачем нужен учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени 

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. 

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

  • для контроля за соблюдением установленного режима работы;
  • расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
  • получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.  
Сотрудник фонда социального страхования Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

  2. Коды по ОКУД и ОКПО.

  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

  2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

  1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

  3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

  4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

  5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

  6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

  7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ;
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/tabel_ucheta_rabochego_vremeni.html

Как и зачем вести учет рабочего времени сотрудников: гайд для бизнеса | Rusbase

Зачем нужен учет рабочего времени
1. Что такое рабочее время сотрудников
2. Что такое режим рабочего времени
3. Формы учета рабочего времени
4. Виды учета рабочего времени
5.

Как контролировать рабочее время сотрудников
6. Для чего нужен учет рабочего времени
6.1 Эффективность
6.2. Дисциплина
6.3. Автоматизация и безопасность
7.

Сверхурочные и штрафы
8. Вывод

Что такое рабочее время сотрудников

В статье 91 трудового кодекса РФ сказано: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Проще говоря, под рабочим временем понимается время, которое сотрудник тратит на выполнение задач, находясь на территории работодателя или вне ее (например, на рабочей встрече).

Понятие режима рабочего времени 

Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:

  • продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
  • работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
  • продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • длительность перерывов в работе;
  • количество смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно 56 статье ТК РФ, продолжительность рабочего времени является обязательной составляющей трудового договора: работодатель должен указать, сколько часов в неделю будет работать сотрудник. По общему правилу, если человек не относится к льготным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочий график — 8 часов в день и 40 в неделю. 

Исключения составляют те работники, которые работают посменно. Смена может составлять 10 или 12 часов, но общая продолжительность за учетный период  — месяц, два и больше, но не более года — не должна превышать норму продолжительности рабочего времени, то есть суммарное количество часов должно быть не больше 40 в неделю. 

Отработанные часы — время, которое сотрудник проводит на работе, выполняя свои обязанности. 

Формы учета рабочего времени

По словам Ольги Полежаевой, руководителя практики юридического консалтинга по трудовому праву и охране труда в ANCOR, существуют различные инструменты контроля фактически отработанного сотрудниками времени.

Например, в производственных компаниях часто ведутся журналы учета посетителей, регистрации времени прихода и ухода, а современные офисы оборудованы системой СКУД, которая помимо пропускной функции также фиксирует время прихода на работу и ухода.

Тем не менее, как правило, итоговая информация о явках и неявках консолидируется отделом персонала в табеле учета рабочего времени. Именно по нему в каждой организации обязательно должен вестись учет того, сколько работал каждый сотрудник компании. Компания может применять собственный табельный бланк, однако обычно используются разработанные Госкомстатом РФ:

  • Форма Т12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» — рассчитана на ручной ввод информации, содержит блок для расчета зарплаты работника исходя из количества отработанных часов.
  • Форма Т-13  «Табель учета рабочего времени» — рассчитана на автоматический ввод информации с помощью компьютерных программ и систем контроля доступа, не содержит отдельный зарплатный блок.

Виды учета рабочего времени

Исходя из нормы рабочего времени, его учет делится на:

  • Несуммированный. К такому относится стандартный график 5/2  с 9-часовым рабочим днем, где обед составляет от 45 минут до 1 часа. Человек отрабатывает одинаковое количество часов каждый рабочий день, а дни и часы фиксируются в табеле рабочего времени. 
  • Суммированный. Нет четкой фиксации в количестве рабочих дней и отработанных в эти дни часов, главное, чтобы общее количество отработанных часов за год не превышало норму по производственному календарю.

Как контролировать рабочее время сотрудников

Основным формальным инструментом контроля с правовой точки зрения является ранее упомянутый табель рабочего времени. На табеле должны быть подписи руководителя структурного подразделения и HR-специалиста, он делается в одном экземпляре. Как правило, его ведет бухгалтерия, где он и должен храниться. 

Другие способы контроля и ведения зависят от внутреннего обустройства каждой компании. Табель может заполнять как HR-специалист, так и руководитель. Каждая компания может сама выбрать уполномоченное лицо по ведению табеля.

Офисная работа

Офисные работники часто пользуются специальным программным обеспечением, которое предоставляет руководству информацию о количестве отработанных часов и о времени выполнения каждой задачи. Функция контроля рабочего времени сотрудников есть у CRM-систем и аппаратно-программных комплексов, среди которых: 

  • «Битрикс24» — своеобразный «онлайн-офис» для управления бизнесом. Разработчик и провайдер — компания «1С-Битрикс».
  • «Мегаплан» — позиционирует себя как система для удаленной работы. В арсенале есть: таск-менеджер, CRM, автоматизация бизнес-процессов
  • Timebook — система управления рабочим временем и процессом табельного учета WFM (Workforce Management). Создан одноименной российской IT-компанией, основанной в 2012 году.  

Работа вне офиса

Помимо «сидячей» работы, существуют производство, доставка и другие сферы, где люди не работают непосредственно за компьютером. Как фиксируют их рабочее время? Например, с помощью мобильных операторов — некоторые тарифы позволяют отслеживать месторасположение и выполнение заказов водителями, курьерами и работниками, постоянно перемещающимися при выполнении рабочих задач.  

По словам Натальи Бурчилиной, руководителя по IoT «МегаФона», среди основных пользователей услуги «МегаФона» «Контроль кадров»: компании розничной торговли, экспедиторы, ремонтные бригады, компании с торговыми представителями и курьерской доставкой.

«Согласие сотрудников на определение их местоположения получает работодатель, “МегаФон” может обеспечить функционал подтверждения по смс.

Защита обрабатываемых данных соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, базы данных расположены в аттестованных ЦОД “МегаФона”», — добавляет Наталья.

Услуга также помогает настроить внутренние процессы, рассказывает Бурчилина.

Например, сотрудники фармацевтической компании продвигают продукцию в аптеках. За каждым закреплены аптеки на определенной территории. Благодаря решению «Контроль кадров» удалось выстроить эффективную работу: клиент получал отчеты и аналитические данные об истории посещения сотрудниками обозначенных зон и оптимизировал их маршруты.

Некоторые компании используют данные пропускной системы для расчета рабочих часов, контроля опозданий и переработок. Разрабатываются и системы распознавания лиц: над ними работает, в частности, NtechLab и Vision Labs. Они помогут сделать процесс проще и прозрачнее, ведь в теории свой пропуск можно отдать коллеге или придумать другой метод обхода ограничения. 

Такая система также полезна и для сотрудников. Например, в Калининграде суд удовлетворил иск, в котором сотрудница банка просила оплатить ей сверхурочные часы. Выиграть такое дело можно благодаря внутренней системе компании, в которой будет видно, что, допустим, руководитель ставит задачи после окончания рабочего дня, а сотрудник сразу к ним приступает, работая таким образом сверхурочно. 

  Zephyr_p / Shutterstock

Эффективность

У большинства систем есть функция измерения эффективности, которая рассчитывается с учетом выполненных задач и отработанного времени. Это помогает как контролировать рабочее время, так и оптимизировать процессы внутри компании.

Можно понять, когда сотрудник наиболее эффективен, какие задачи делает быстрее, а на какие нужно больше времени и ресурсов. Руководитель, в свою очередь, использует эти данные, чтобы  правильно распределять нагрузку и ставить дедлайны.

 

Основатель аутсорсинговой компании Work Solutions Максим Мул считает, что система «Битрикс24», которую использует компания, позволяет не «терять» часы разработчиков — в рабочее время смотреть не получится. Также она помогает клиентам отслеживать, как расходуются их бюджеты, и делает процесс сотрудничества прозрачным.

Однако, несмотря на расширенную функциональность программ по учету рабочего времени, надо помнить, что системы трекинга ничего не дадут без регламентов и налаженных бизнес-процессов.

Например, Work Solutions запрещает разработчикам приступать к задачам с оценкой больше 8 часов, требуя декомпозицию. «Это связано с тем, что большие задачи, которые не помещаются в рабочий день, угнетают дух и часто выходят из-под контроля.

Чтобы сохранять у команды хороший эмоциональный настрой, нужно следить за подобными нюансами», — считает Максим.

Похожего мнения придерживается Мария Уколова — директор департамента информационных технологий ИТ-компании «КРОК».

«Система учета позволяет лишь косвенно оценивать эффективность сотрудников, поэтому мы используем разные подходы и регулярно их пересматриваем. Например, тщательно занимаемся ресурсным планированием и даже хотим перейти на предиктивные списания», — рассказывает Мария.  

Дисциплина

Многие сотрудники работают эффективнее, если их рабочее время четко зафиксировано и они отчитываются о выполненных задачах. В период пандемии в связи с переходом на удаленку программы и сайты, которые фиксируют рабочие процессы, стали более востребованы. 

Так, сервис прокачки маркетинга Callibri использовал программу TimeDoctor около двух лет для контроля почасовых подрядчиков и разработчиков, а с приходом карантина распространил ее на всех сотрудников. Процесс пошел так хорошо, что теперь использование TimeDoctor — обязательное условие для работы в компании, рассказывают в компании. 

Автоматизация и безопасность

При помощи программ, пропускной системы и распознавания лиц можно упростить процессы фиксации опозданий, срывов дедлайнов, отсутствия на рабочем месте, а также сверхурочной работы. Системы также помогают в сохранении коммерческой тайны и усложняют доступ к корпоративным данным для злоумышленников.  

С момента открытия представительства The MASCC (чешско-российская ИТ-компания) в Москве организация использует систему учета рабочего времени сотрудников по бесконтактным картам.

Удалось повысить не только дисциплину (по словам представителя компании Ильи Харченко, количество опозданий на работу практически свелось к нулю, как и случаи ухода с работы раньше назначенного времени), но и безопасность офиса.

Незнакомцы и гости, не имеющие карт для входа, должны сначала позвонить в офисный домофон и представиться. После установления их личности и цели прихода они получают или не получают возможность попасть внутрь.

Сверхурочные и штрафы за несоблюдение требований ТК РФ

«Если сотрудник не отрабатывает нужное количество рабочих часов, например, опоздал на работу на два часа, то работодателю надо зафиксировать этот момент в табеле учета рабочего времени и крайне желательно — в служебной записке», — говорит Ксения Михайличенко, адвокат и руководитель практики трудового права в SZP LAW Boutique. В этом случае работодатель имеет право не платить за неотработанные часы. Однако, если человека физически не было на рабочем месте, но он выполнял рабочие обязанности, например, был на встрече, работник имеет право оспаривать такой приказ. 

Когда сотрудник отрабатывает большее количество часов, ситуация становится неоднозначной. С одной стороны, согласно ТК, дополнительные часы идут как сверхурочные и оплачиваются соответствующим образом.

Однако, согласно судебной практике, если работник не успевает выполнять свои задачи за восьмичасовой рабочий день или рабочую смену, и приказа работодателям о привлечении его к сверхурочной работе нет, такая работа сверхурочной не считается.

Задержка на работе может быть связана с медленным темпом работы человека или тем, что он не справляется со своими обязанностями. Такая работа не будет оплачиваться дополнительно. 

В случае, когда приказ есть, дополнительные часы оплачиваются соответствующим образом: первые два часа в размере 1,5х часовой ставки и последующие часы в двойном размере. В год должно быть не более 120 часов сверхурочной работы на каждого сотрудника вне зависимости от его должностных обязанностей. 

Если же работодатель ставит сотруднику рабочие задачи, которые надо выполнять после или до рабочего дня (встречи или другие поручения), судебная практика оценивает это так: эти действия выполняются сотрудником  добровольно, он имеет право встать и уйти. Уволить его за это нельзя. Таким образом, если вам поставили сверхурочную задачу, вы имеете право от нее отказаться и сказать руководителю, что будете выполнять ее в свое рабочее время, либо попросить оформить эту работу как сверхурочную. 

Вывод

Сказать однозначно, нужно ли каждой компании автоматизировать учет рабочего времени, нельзя, однако техническая фиксация значительно упрощает процесс и помогает контролировать прогресс команды. 

Тем не менее, основным правовым документом фиксации рабочих часов остается табель учета рабочего времени. Использование его вкупе с данными программ помогает в решении спорных ситуации между работником и работодателем, а также может пригодиться для отстаивания своих прав в суде обеими сторонами.

При этом не стоит забывать, что помимо применения технологий и ведения табеля нужно грамотно распределять рабочие задачи на стадии планирования.

 Фото на обложке: fizkes, Shutterstock

Источник: https://rb.ru/story/work-hours/

Зачем нужен учет рабочего времени?

Зачем нужен учет рабочего времени

Идеальных работников не бывает, но любой руководитель хотел бы иметь именно такой штат подчиненных: они не отвлекаются по мелочам, нацелены на результат и мотивированы на работу.

На деле же получается, что многие сотрудники используют рабочее время в личных целях: переписываются с друзьями в соцсетях, посещают развлекательные ресурсы, проходят уровни онлайн-игр, делают покупки в интернет-магазинах, пьют кофе в корпоративной кухне.

Некоторые умудряются фрилансить прямо на рабочем месте, получая двойную оплату одного и того же времени – от официального работодателя и от стороннего заказчика.

Учет рабочего времени CrocoTime позволяет своевременно обнаружить, где компания теряет оплаченные рабочие часы и, соответственно, деньги.

CrocoTime показывает, где и как много времени в организации тратится не по назначению.

Система фиксирует время работы с программами, сайтами и документами, показывает продуктивную работу, а также время, которое сотрудник потратил на личные нужды, отвлечения и развлечения.

Когда у компании возникают новые задачи, не всегда кто-то из сотрудников добровольно вызывается их выполнять. Большинство работников ссылается на предельную занятость.

Понять какими силами будут выполняться эти работы, также поможет система учета рабочего времени CrocoTime.

Программа покажет, в каком подразделении и у какого конкретно сотрудника есть свободное время, которое он может потратить на дополнительные задачи.

Задача 2. Оптимизировать бизнес-процессы

Аналитика CrocoTime даст понять, где “гвозди забиваются микроскопом”, поможет выявить процессы, которые занимают слишком много времени и принять необходимые меры: автоматизировать работу сотрудников, организовать дополнительное обучение, провести кадровые перестановки, применить новый подход в организации деятельности.

Для оптимизации бизнес-процессов в системе учета рабочего времени CrocoTime введен показатель “Непрофильное время”. Показатель учитывает время продуктивной работы сотрудника с теми программами и сайтами, с которыми он работать по сути не должен.

Например, бухгалтер, заполняя личные данные сотрудников в базе, будет тратить время с пользой для компании, но вместе с тем, эта деятельность для бухгалтера непрофильная. Он мог бы использовать рабочее время более эффективно. Другой пример: Senior Developer вместо написания кода, занят тестированием.

Разработка замедляется, при этом нецелевой активности нет: сотрудник работает. Но вот эффективность использования рабочего времени вызывает вопросы.

Задача 3. Найти резервы рабочего времени

Проблема авралов и срыва сроков – не редкость для многих организаций. Не спешите нанимать новых сотрудников, проблему может решить нормирование рабочих операций. По такому пути пошел Сбербанк, реформируя свою работу.

Разобрав на мелкие части обычный рабочий день сотрудника и выбросив лишние детали, Сбербанк сэкономил тысячи рабочих часов. В масштабах крупной компании сокращение одной операции всего на 10 секунд высвобождает сотни, если не тысячи людей.

Система учета рабочего времени CrocoTime покажет по минутам рабочий день сотрудника и поможет выявить резервы времени для новых задач.

Эффективность работы сотрудников, как правило, оценивается по выполнению плановых показателей.

Но как определить план? Как понять сколько задач следует назначить сотруднику? Если делать это “на глазок”, оптимального результата добиться не удастся.

Оценив с помощью CrocoTime реальную загрузку работников, руководитель сможет назначить справедливые плановые показатели, установить лимиты на выполнение стандартных операций.

Задача 4. Оптимизировать штат

Руководителю приходится принимать непростые решения в случае оптимизации штата, выбирать кандидата на повышение из нескольких талантливых работников или, наоборот, понижать работника в должности, если тот не справляется. Статистика системы учета рабочего времени поможет сформировать полную и объективную картину.

Когда сотрудники жалуются на высокую загрузку и нехватку времени, учет рабочего времени покажет реальное положение дел: руководитель либо задумается о расширении штата, либо будет иметь неоспоримые аргументы в разговоре с персоналом о недостатке времени.

Задача 5. Повысить дисциплину в организации

Проблема опозданий остро стоит во многих организациях. Руководителю приходится тратить собственное время для того, чтобы отслеживать нарушителей дисциплины.

Если пустить все на самотек, может случиться ситуация, когда к началу рабочего дня не будет ни одного сотрудника в офисе. Клиенты тем временем будут звонить, не получать ответа и (в худшем случае) уходить к конкурентам.

Та же проблема с внеурочными перерывами: менеджер лишний раз ушел на перекур, клиент не дождался ответа.

Программа контроля рабочего времени предоставляет данные о времени отсутствия сотрудников за ПК, опозданиях, прогулах и ранних уходах. Эти данные можно “привязать” к заработной плате коллектива, — эффект не заставит себя ждать.

Опыт клиентов CrocoTime показывает, что уже сама установка системы учета рабочего времени дисциплинирует работников, ведь теперь их работа совершенно прозрачна для руководителя.

Источник: https://crocotime.com/ru/glossary/

Табель учета рабочего времени 2021: выбор формы, ведение — Контур.Бухгалтерия

Зачем нужен учет рабочего времени

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

  • ведут учет среднесписочной численности;
  • считают и начисляют зарплату;
  • рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
  • начисляют социальные пособия;
  • контролируют уплату НДФЛ и взносов;
  • формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля. 
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов: 

  • сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
  • по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки.

Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод.

Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда.

В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п.

 Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

  1. Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

  2. Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

  3. Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

  4. Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

  5. Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

  6. Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

  7. Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

  8. Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Работа компании постоянно связана с расчетами: получили сырье, ГСМ, выставили аренду, коммунальные и юридические услуги и так далее. Руководителю важно понимать, кому, за что и сколько должна компания в текущий момент времени. Для контроля расчетов бухгалтерия использует счет 60.

, Михаил Кобрин

Сотрудники часто получают подотчетные деньги для решения поставленных задач. Кто-то едет в командировку, кто-то организует переговоры, а кто-то покупает материалы и запчасти. Для учета этих средств бухгалтерия использует 71 счет.

, Михаил Кобрин

Для работы компании нужны ресурсы, и речь не только о деньгах. Производственники требуют сырье, транспортные фирмы — ГСМ, сфера оказания услуг — инвентарь и так далее. Для учета сырья и материалов разработан 10 счет.

, Михаил Кобрин

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/775-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-2020

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.