Приказ о составлении графика отпусков

Содержание

Приказ об утверждении графика отпусков: образец оформления, особенности, правила составления

Приказ о составлении графика отпусков

График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется.

Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.

График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

Отсутствие графика отпусков на предприятии грозит работодателю привлечением к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц по ней составляет 1-5 тыс. р., для юрлиц – 30-50 тыс. р. В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства.

Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация.

Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Как составить

Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.

Приказ оформляется по факту разработки графика в сроки, предусмотренные ст. 123 Трудового кодекса. То есть приказ об утверждении графика отпусков не может быть составлен позднее 17 декабря.

Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:

  1. Официальное наименование работодателя.
  2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
  3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
  4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
  5. Подпись руководителя.
  6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
  7. Дата подготовки приказа.
  8. Место подготовки приказа (город).

В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.

Формат документа и образец

Приказ следует оформить на отдельном листе стандартного формата (А4). Можно набрать этот документ на компьютере либо написать его от руки. Документ составляется в единственном экземпляре.

Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.

Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.

При подготовке приказа можно использовать готовый образец приказа об утверждении графика отпусков, который можно посмотреть по ссылке.

Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст. 123 Трудового кодекса.

Тогда как приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, и его отсутствие не станет нарушением норм трудового права. Работодатель составляет и утверждает приказ по своему желанию.

Сделать это он должен не позднее 17 декабря года, который предшествует выходу сотрудников в отпуск.

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/prikaz-grafik.html

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

Приказ о составлении графика отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Составляйте кадровые документы в веб‑сервисе по готовым шаблонам Составить бесплатно

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. «Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных»).

Рассчитывайте зарплату и отпускные в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника.

Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ.

В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах.

Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0).

Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата.

Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель.

То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника.

В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ).

При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска»).

Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва.

Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Особенности графика отпусков в 2021 году

При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году».

В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. «Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году»).

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ.

Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются.

А срок окончания отпуска автоматически переносится.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Срок хранения графика отпусков

Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица»).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря.

Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года.

Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2020/11/16140

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Приказ о составлении графика отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков — это распорядительный документ, с помощью которого в организации вводят план предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Некоторые считают это распоряжение необязательным, но оно существенно облегчает жизнь кадровиков.

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Нужно ли утверждать график

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли утверждать график отпусков приказом или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированный шаблон графика (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он носит рекомендательный характер, т. е. необязателен, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Тем не менее многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ по предприятию по формированию графиков отпусков, чтобы ввести в действие разработанное расписание. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Получается, если приказ о графике отпусков в ДОУ, школе или на заводе не утвержден, никакого нарушения нет и проверяющие за это не оштрафуют.

Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 000 рублей для компаний и до 5000 рублей для ИП и должностных лиц).

Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму.

Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей.

Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Еще один плюс заключается в том, что наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по новому законодательству выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам и с учетом того, что он напрямую относится к плану выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

Источник: https://ppt.ru/forms/otpusk/prikaz-na-grafik

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Приказ о составлении графика отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.

Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков

Приказ о составлении графика отпусков

Кадры

Приказ по предприятию по формированию графиков отпусков — документ, содержащий распоряжение об определении очередности предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам.

26 ноября 2020 Агисова Алия

Скачать образец приказа о составлении графика отпусков на 2021 год

Образец приказа о составлении графика отпусков на следующий год (шаблон)

Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить план отдыха работников не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.

Это обязанность любого работодателя, но нужно ли утверждать график отпусков приказом? Законодательство не обязывает работодателей издавать отдельное распоряжение, но, как показывает практика, такой документ значительно упрощает жизнь кадровикам.

Кроме того, унифицированной формы документа не существует. Законодательно утверждена лишь форма самого плана (форма Т-7). Но даже ее использование носит рекомендательный характер. Тем не менее, составлена она весьма удобно, в ней содержатся все необходимые поля, в том числе и для утверждения графика. Поэтому формой Т-7 пользуются многие коммерческие организации.

Таким образом, если приказ о графике отпусков в ДОУ или любом другом учреждении не оформлен, это не является нарушением.

Когда составлять распоряжение

С учетом того, что план отдыха сотрудников утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках рационально издать в начале декабря. Это позволит оставить временной люфт для разрешения сложных ситуаций с распределением дней отдыха между сотрудниками.

Если на предприятии есть профсоюзная организация, понадобится дополнительное время для учета ее мнения (ст. 372 ТК РФ):

  • 5 рабочих дней — на получение мотивированного ответа профсоюза;
  • 3 рабочих дня — на дополнительные консультации, если возникли разногласия.

Правила составления

Нормативно установленной формы распоряжения не существует, поэтому он составляется в свободной форме. В него включаются следующие сведения:

  • полное наименование организации;
  • реквизиты (название, номер и дата);
  • содержание (текст распоряжения);
  • фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Кроме этого, руководитель вправе назначить лиц, ответственных за составление плана и последний срок его представления.

План отдыха работников рекомендуется оформить как приложение, так как зачастую он размещается на большом количестве листов. В форму Т-7 внесите изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Приложение подписывает его составитель, а утверждает руководитель локальным нормативным актом.

Ниже представлен образец приказа об утверждении графика отпусков.

Какие нюансы учесть

Документ состоит из «шапки» и основной части.

Приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам: следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации.

Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине обозначается название документа. В вводной части приводится ссылка на статью 123 Трудового кодекса РФ.

В основной части дается указание утвердить план на будущий календарный год. Работодатель не обязан знакомить сотрудников с документом.

Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 добавляют специальные поля для ознакомления, где будут места для подписи и даты.

Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. В этом случае укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по-новому (шаблон):

Наименование организацииПРИКАЗ № _______г. _______________ «__»________ 202_ г.Об утверждении графика отпусковВ целях исполнения требований статьи 123 Трудового кодекса РФ, а также для обеспечения нормальной работы организацииПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить прилагаемый график отпусков сотрудников ___________________________ на _____ год.2. Руководителю кадрового отдела _________________ ознакомить работников ________________________ с утвержденным графиком отпусков под подпись и обеспечить его соблюдение в течение _______года.Приложение к приказу: График отпусков на __________ годРуководитель __________________________ _______________________________

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov

Приказ об утверждении графика отпусков: образец, нужен ли, когда составляется, форма и содержание

Приказ о составлении графика отпусков

Зачастую у кадровиков, особенно в преддверии нового календарного года и подготовки к составлению графика отпусков, возникает справедливый вопрос: нужно ли утверждать сам график или подготовку к его составлению отдельным приказом. Какие обязательные реквизиты отразить в документе, должен ли его подписывать руководитель. Опираясь на нормативы действующего законодательства, разберём этот вопрос.

Для чего может понадобиться приказ о графике отпусков

Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии — обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй 123 ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников (те предприятия, которые относятся к микробизнесу).

Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права — за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании).

Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр.

Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

Стоит учесть: кадровые работники с серьёзным стажем работы рекомендуют ознакомить с этим документом каждого сотрудника, получив со всех подпись. Иначе призывать работников к выполнению установленных периодов для отдыха будет затруднительно. Сделать это можно двумя способами:

  1. Работник может расписаться на обороте самого графика, поставив дату и визу с расшифровкой.
  2. Можно подготовить специальный регистр ознакомления.

    Даже виза человека под датой, когда он обязан выйти в отпуск, не отменяет предупреждение его за 2 недели

Эта процедура остаётся на откуп кадровой службы. Стоит только помнить здесь, что ознакомление с графиком — это больше профилактическая процедура, предупреждение за 2 недели до утверждённого в графике периода отдыха никто не отменял.

Зная нерасторопность сотрудников и даже руководителей подразделений в этом вопросе (всем нужно подумать, посоветоваться со второй половинкой, посмотреть, когда не учится ребёнок и т. п.

), можно предположить, что рассмотрение документа будет проходить основательно и не спеша.

Но кадровику и руководству компании нужно строго соблюдать сроки утверждения графика, так как за отсутствие в положенный срок этого документа и фирме, и директору грозит административная ответственность:

  • на 30 000 — 50 000 ₽ может быть оштрафована компания, если проверяющие обнаружат нарушения в сроках согласования графика или вообще его отсутствие (ответственность для юр. лиц);
  • на 1 000 — 5 000 ₽ может быть наказан ИП или лично руководитель компании.

И вот здесь на помощь кадровику и гендиректору компании может прийти именно приказ, который будет устанавливать все формальные требования по утверждению графика отпусков.

Проговорим сразу, что обязанности вводить график отпусков отдельным распоряжением по компании, как правило, не возникает. Аргумент здесь один — сама форма графика (если она стандартная) предполагает утверждение документа.

Следовательно, приказ не нужен только в том случае, если предприятие использует для оформления графика унифицированную форму №Т-7, утверждённую Приказом Госкомстата РФ №1, или же в компании разработан собственный шаблон, где в шапке документа стоит резолюция «утверждаю», дата и подпись директора. В результате получается, что сама форма графика уже предполагает его нормативное утверждение с указанием даты ратификации.

Заметим: обязанность применения для графика именно формы Т-7 с 2013 года отменена законодателями.

Когда издаётся распоряжение об утверждении графика

У распоряжения, которое может регламентировать процедуру запуска, сроки и ответственных лиц при проведении мероприятий согласования годового отпускного документа, существует определённая целесообразность.

Разберёмся, каким образом распоряжение по графику отпусков может оптимизировать процесс утверждения:

  1. Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
  2. Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
    • В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
    • Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
  3. Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
  4. Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
  5. Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию — около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.

Как грамотно составить распоряжение — основное, нюансы и образцы

Естественно, что, так как законодательством не определено применение такого приказа, универсальной формы у документа нет.

Универсальной формы для приказа об утверждении графика отпусков законодательством не установлено

Составить такой приказ можно в свободном формате. Но оставаясь в произвольной форме, нужно соблюдать требования кадрового делопроизводства, следовательно, документ должен содержать следующую информацию:

  1. В шапке документа указывается:
    • Наименование предприятия — согласно уставным документам (полное и сокращённое название).
    • Реквизиты распоряжения — порядковый номер (возможно кодирование документа для систематизации), дата, можно указать город подписания документа (необязательно).
  2. Преамбула приказа должна содержать ссылку на нормативный акт, согласно которому запускаются все действия (здесь — статья 123 ТК РФ).
  3. В основной части нужно:
    • Отметить ключевую цель распоряжения — утвердить график отпусков к определённому периоду.
    • Прописать конкретные шаги, даты и ответственных лиц по каждому действию.
    • Нелишним будет напомнить начальникам отделов, что нужно учитывать нормы права и первым делом согласовывать отпускные периоды со льготниками.

      В основной части приказа можно кратко указать для ответственных лиц: на что нужно обратить внимание

  4. В заключительной части, как правило, устанавливается лицо, на которого возлагается контроль за всем процессом. Это может быть сам директор, начальник кадровой службы, любое другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию (к примеру, референт).
  5. Фиксируется ссылка, что графики отпусков по подразделениям являются приложением к приказу.
  6. Подписывает документ гендиректор, другое первое лицо компании или его временный заместитель (если у него есть право подписи внутренних документов).
  7. Далее следует блок ознакомления всех заинтересованных лиц и визирование ими документа.

    Приказ должны завизировать все заинтересованные лица

Подводя итоги по вопросу, отметим, что график отпусков на следующий год должен быть утверждён практически всеми нанимателями (за исключением микробизнеса). И крайний срок для этого — 14 дней до окончания года. При нарушениях этих требований компании грозит штраф.

А вот распоряжение о ратификации этого отпускного реестра не считается обязательным к применению, но во многих случаях издание приказа целесообразно. Он может помочь пройти все этапы утверждения графика оперативно и грамотно.

Составить этот документ можно в свободном формате, но применяя требования кадровой документации.

  • ozakone
  • Распечатать

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya-i-vremya-otdyha/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.