Порядок в документах на работе

Содержание

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

Порядок в документах на работе

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для оперативного хранения документов
ЛоткиИдеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
Папки-скоросшивателиВ них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
КоробаЛучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).

Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием.

Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

© НААР.РУ

Источник: http://naar.ru/articles/sovetuet-deloproizvoditel-kak-uporiadochit-dokumenty-v-ofise/

Организация работы с документами

Порядок в документах на работе

Особенности организации и общая инструкция по работе с входящими, исходящими и внутренними документами на предприятии.

Андрей Нестеров ✔ 02.08.2019

Нестеров А.К. Организация работы с документами // Энциклопедия Нестеровых

Распределение и закрепление в инструкции по делопроизводству обязанностей по работе с документами повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

  1. Оперативность составления и перемещения документов;
  2. Контроль своевременного исполнения документов;
  3. Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Общая инструкция по работе с документами в организации

Формализация порядка работы с документами осуществляется в виде особого нормативного документа – инструкции по делопроизводству.

Инструкция представляет собой утверждаемый в особом порядке внутренний документ предприятия, в котором определяются следующие аспекты по работе с документами:

  • правила организации работы с документами;
  • требования к документальному обеспечения;
  • порядок и условия составления документов, их перемещения, исполнения и контроля.

Работа с документами в организации

Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Документооборот предприятия включает три группы документов:

  1. Входящие документы;
  2. Исходящие документы;
  3. Внутренние документы.

Каждая из групп имеет свои особенности обработки.

Организация работы с входящими документами включает прием, регистрацию, исполнение, контроль исполнения.

Прием входящих документов предшествует их регистрации. Исполнение и контроль исполнения предполагают внутреннюю обработку, пересылку, при этом само исполнение зависит от содержания документа, контроль исполнения осуществляется в системе документооборота предприятия.

Обработку осуществляет секретарь-референт или служба делопроизводства.

Обработка входящих документов

В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения документов секретарь осуществляет фильтрацию документов, в первую очередь, руководителю должны направляться наиболее важные и срочные из входящих документов.

Документы, не требующие внимания руководителя, передаются его заместителям или направляются в соответствующее подразделение предприятия.

В последнем случае в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение подразделения.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Регистрация документов производится в журнале входящих документов.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Результатом данного этапа является принятие управленческого решения и оформление резолюции на поступившем документе. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

После исполнения документа, он подшивается в дело, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

Организация работы с исходящими документами включает их составление, формирование, регистрацию, отправку адресату.

Работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов подшиваются и проходят все операции внутренней обработки документов согласно инструкции по делопроизводству.

Обработка исходящих документов

При составлении вместе с исходящими документами могут быть подготовлены сопутствующие документы:

  • письма,
  • рекламации,
  • контракты,
  • акты.

На стадии согласования руководитель может отклонить документ или проект документа, внести в него изменения или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания, регистрацию документа осуществляет секретарь, указывая в журнале регистрации исходящих документов следующие данные:

  • номер документа, включающий номер дела;
  • дата документа;
  • адресат (корреспондент);
  • краткое содержание или заголовок;
  • отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  • исполнитель;
  • примечание.

Затем исходящие документы отправляются адресату, а второй экземпляр или копия подшивается в дело с исходящей перепиской.

Организация работы с внутренними документами включает составление документа, его согласование, подписание руководителем.

Внутренние документы предприятия включают организационные, служебные и распорядительные документы. В отношении каждой группы внутренних документов действует ряд правил по организации работы с ними.

Подробно эти вопросы рассмотрены в основной публикации внутренние документы предприятия

Источник: http://odiplom.ru/lab/organizaciya_raboty_s_dokumentami.html

Инструкция по организация делопроизводства и документооборота в..

Порядок в документах на работе

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.

Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

https://www.youtube.com/watch?v=9Bv76Kvf8jM

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

  • Наименование вида документаНаименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
  • Дата документаДатой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
  • Регистрационный индекс (номер) документаИндексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документаСсылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
  • Место составления или изданияРеквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
  • Гриф ограничения доступа к документуГриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
  • Адресат (адресование)Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
  • Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
  • Заголовок к текстуЗаголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
  • Текст документаТекст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания, — полнота информации, краткость изложения;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;— точность и ясность изложения;— исключение повторов и излишних подробностей;— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);— безличный характер изложения;— употребление специальных терминов;— использование сокращенных слов;— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

  • РезолюцияРезолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.

Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

  • ПодписьРеквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

или

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»

Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

или:

Генеральный директор Генеральный директорличная подпись личная подпись

М.Ю. НИванов С.П. Семенов

мп мп

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся.

Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Источник: https://glx.su/organizaciya-dokumentooborota/

Наводим порядок: как разобраться в бумагах

Порядок в документах на работе

|| Купить и скачать
|

Вы вкладываете свое время в процесс организации, потому что в итоге это сэкономит ваше время в будущем. Чтобы повысить свою продуктивность и более эффективно распоряжаться своим временем, начать нужно с первого уровня: организации физического пространства.

Стоит начать с создания такой системы работы с документацией, которая подходит именно вам. Гораздо легче не допустить беспорядка, используя эту систему с самого начала, чем позволить бумагам копиться в стопках и пытаться разобраться с ними потом.

Существует простой способ справиться со всеми бумагами, которые ежедневно к вам поступают. Эта система управления документацией строится на умении принимать решения. Как говорит эксперт по вопросам организации Барбара Хэмфилл, беспорядок – это ваши отложенные решения.

Каждый раз, когда вы не можете решить, что делать с бумагой, находящейся у вас в руках, она становится еще одной каплей в общем беспорядке. Ваши отложенные решения обретают физическую форму постоянно растущих стопок документов.

Каждый попадающий к вам документ следует отнести к одной из трех категорий: – его можно выкинуть; – он требует каких-то действий (оплатить счет, ответить на письмо, заполнить форму);

– его необходимо сохранить либо по официальным причинам, либо из тех соображений, что он может понадобиться вам в будущем.

Исходя из этого систематизировать абсолютно все бумаги можно, следуя принципу «трех действий»:
выбросить, выполнить, сохранить.

Руководствуясь этим принципом, вы сможете быстро принимать решения в отношении любой бумаги, отнеся ее к одной из трех категорий.

Применить этот метод на практике, чтобы избавиться от беспорядка, вы можете следующим образом. Представим, что ваш рабочий стол завален бумагами.

Первое, что вам нужно сделать, – собрать все бумаги и распределить их по трем категориям, физически разделив на три стопки.

1. Выбросить. Здесь все документы, которые вам больше не нужны или информация из которых где-то дублируется. Все бумаги, попавшие в эту стопку, нужно уничтожить.

2. Выполнить. Во вторую стопку попадут бумаги, которые требуют от вас выполнения каких-то действий. Если вам нужно назначить встречу, ответить на приглашение, оплатить счет, сложите все эти бумаги вместе в эту стопку.

3. Сохранить. Отложите в третью стопку все документы, которые вам нужно сохранить, но которые не требуют от вас при этом каких-то действий: сюда попадут выписка с вашего банковского счета, результаты медицинского обследования, справка об уплате налогов или другие подобные бумаги, которые могут понадобиться вам в будущем.

*Порядок в доме: как работает cистема FlyLady

Ошибка большинства людей, которые впервые берутся за систематизацию своих документов, заключается в следующем. Вместо того чтобы начать с этих трех простых стопок, они немедленно пытаются разложить все по разным подкатегориям, например: финансовая документация, медицинская, проекты и так далее.

Такой подход требует гораздо больше времени и сил. Принцип «трех действий» помогает сформировать общую картину. Это способ систематизации высшего уровня. Когда вы изначально распределяете все документы в три категории, ваша истинная цель – избавиться от максимального количества бумаг. Сегодня легко найти необходимую информацию онлайн.

Если вы имеете дело с каким-то руководством пользователя или чем-то, к чему есть доступ в интернете, вы вполне можете принять решение выбросить бумажную копию. Если вы знаете, что эта информация дублируется в других источниках, избавляйтесь от бумаг.

Если у вас есть просроченные купоны или старые квитанции, которые вам никогда больше не понадобятся, выбрасывайте их прямо сейчас.

Вам не придется еще раз возвращаться к этому вопросу и принимать это решение потом. После того как вы распределили все ваши бумаги по этим трем категориям, можете приступить к систематизации документов внутри категорий.

У вас сразу освободится место и уменьшится беспорядок, когда вы разберетесь с первой стопкой отсортированных бумаг. Выбросить ненужные бумаги – самый простой шаг к наведению порядка, и тем не менее многие не могут на это решиться, опасаясь избавиться от чего-то, что, возможно, когда-нибудь им понадобится.

Если сомневаетесь, подумайте, где еще вы сможете найти эту информацию, если вдруг в будущем возникнет в ней необходимость.

Действительно ли она исчезнет окончательно и бесповоротно, или все-таки есть источники, где она останется доступной? Помните, что бумаги, которые вы не выбрасываете, занимают драгоценное рабочее пространство.

Источник: https://letidor.ru/psihologiya/navodim-poryadok-kak-razobratsya-v-bumagah.htm?full

Основное правило — выбросить все. Мари Кондо объясняет, как навести порядок в документах

Порядок в документах на работе

Основное правило в работе с бумагами — выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую.

Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать.

Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя. Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание.

Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.

Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую.

Документы — единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».

Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.

Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание. Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места. Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».

Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие‑либо действия с вашей стороны — например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.

Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет.

Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде.

В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход.

Последняя категория — это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас.

Хранить их или нет — этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции.

Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг — выбросить все.

Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».

Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой‑то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие.

Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?

Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.

Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность.

Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе — вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.

)

Как хранить бумажные документы, чтобы избежать рецидива

Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.

Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа

Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся.

Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить».

Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.

Главное — ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой‑либо категории.

Правило второе: храните документы в вертикальном положении

Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка.

Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным.

Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.

Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.

Правило третье: выделите ящик для документов, требующих рассмотрения

Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать.

Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу.

Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.

Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся. Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения.

Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.

Издательство «Бомбора», перевод Э.Мельник

Подробности по теме

«Нормально, когда вас бьют лопаткой по голове»: как работать на удаленке и не сойти с ума

«Нормально, когда вас бьют лопаткой по голове»: как работать на удаленке и не сойти с ума

Источник: https://daily.afisha.ru/brain/17957-osnovnoe-pravilo-vybrosit-vse-mari-kondo-obyasnyaet-kak-navesti-poryadok-v-dokumentah/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.