Командировка за свой счет как оформить

Содержание

Как оформить командировку за свой счет?

Командировка за свой счет как оформить

Служебные поездки являются неотъемлемой частью трудовой деятельности работников, в ходе которой они покидают свое рабочее место и направляются в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения — к примеру, заключения договоров, производства ремонтных работ либо того же повышения уровня квалификации.

Соответственно, учитывая, что работник направляется за пределы предприятия, ему предоставляется ряд гарантий, который оговорены не только в локальных актах, но и в федеральном законодательстве.

Что говорит закон?

Порядок предоставления и оформления командировок на федеральном уровне регламентируется следующими нормативными актами:

  • главой 24 ТК РФ;
  • Постановлением Правительства РФ №749.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Но предприятие имеет полное право оговорить некоторые виды компенсаций, предоставляемых в служебных поездках и в локальных актах предприятия, особенно в случае, если они предоставляются в повышенном размере, либо имеют некоторые отличительные особенности, не предусмотренные в том же ТК либо Постановлении №749.

Так, предприятие имеет право установить:

  • повышенный размер суточных;
  • возможность брони гостиничного номера;
  • использование такси;
  • порядок компенсации при сдаче билетов.

И иные нюансы, которые в федеральном законодательстве не оговорены, в виду того, что только в локальном акте можно предусмотреть все нюансы трудовой деятельности на отдельно взятом предприятии, в то время, как федеральное законодательство освещает только общие нормы.

Нормативная база

Однако несмотря на индивидуальный подход к служебным поездкам, а также некоторые особенности производства, основные нормы выше оговоренных законодательных актов являются обязательными для исполнения.

В частности, на основании п.10 Постановления №749 работнику перед убытием в командировку должен быть выплачен аванс для погашения расходов, которые осуществляются еще до отъезда, а именно:

  • для покупки билетов;
  • найма жилого помещения;
  • дополнительных трат, которые могут возникнуть в ходе выполнения служебного задания.

То есть выдача аванса работнику является обязательным условием при направлении его в командировку и, конечно, работодатели и бухгалтеры об этом знают.

Ведь предварительно оформляется приказ с указанием продолжительности служебной поездки, на основании которого аванс и выдается в размере оговоренном в локальных актах предприятия с учетом количества дней.

Но для оформления авансовых проплат нужно время, а командировки могут быть и срочными, в связи с чем условие о предварительной выдаче аванса для командировочных расходов зачастую не соблюдается, причем на предприятиях даже с государственной формой собственности.

Конечно, в некоторых случаях, расходы по оплате командировочных затрат берет на себя принимающая сторона, о чем указывается в приказе о направлении в командировку либо в служебном задании, но подобное условие — редкость, поэтому в большинстве случаев на работника оформляется командировка за свой счет.

Законно ли это?

Нормы федерального законодательства не носят рекомендательный характер, они в первую очередь регулируют ту или иную процедуру, которую следует выполнять неукоснительно.

В частности, то же Постановление Правительства РФ №749 определяет порядок предоставления командировок, а также обязательную выдачу аванса для покрытия минимального количества расходов при выбытии в другой населенный пункт.

Следовательно, если по предприятию издан приказ о направлении работника в командировку, но аванс не выдан, подобные действия являются незаконными и сотрудник имеет полное право отказаться от поездки, даже если она важна для предприятия.

Работодатель прежде всего должен заботиться не о прибыли компании, а именно, о соблюдении прав работников, которые ему прибыль и обеспечивают.

Оформление командировки за счет собственных средств работника

Однако даже если работодатель неукоснительно соблюдает нормы федерального законодательства, ситуации бывают разные.

К примеру, необходимость направить работника в командировку может возникнуть внезапно в конце рабочего дня и, соответственно, перечислить аванс быстро не получится.

В подобной ситуации работник конечно будет направлен в командировку, но только после оформления некоторых документов.

Документы

Как правило, решение о направлении работника в командировку принимается на основании докладной записки начальника структурного подразделения либо официального письма из другой организации, из которой следует, что сотрудника предприятия необходимо направить на тот или иной объект.

Приказ

И уже на основании письма-запроса из другой организации либо письменной просьбы начальника отдела и оформляется приказ, в котором указывается дата выбытия работника, а также длительность командировки.

И учитывая, что расходы в подобной ситуации изначально будет нести командированный сотрудник, в приказе оговаривается и этот вопрос — в частности указывается, что аванс работнику не выплачивается, а понесенные расходы будут компенсированы на основании предоставленных документов о понесенных тратах.

Согласие работника (заявление)

Однако даже после издания приказа работник волен отказать от служебной поездки, которая, по сути, нарушает его права, поэтому в подобной ситуации работодатели требуют еще и согласия работника в письменном виде о том, что сотрудник обязуется взять все расходы на себя.

Согласие оформляется в виде заявления, которое составляется в свободной форме, ведь учитывая, что подобная практика является нарушением законодательства, установленной формы заявления предусмотрены и быть не может.

Оплата сотруднику и возмещение проезда

Конечно, требовать заявление от работника о компенсации всех расходов, даже с обещанием последующего возмещения, не совсем законно, но таким образом предприятие стремится себя подстраховать, хотя в последствии подобные действия все равно можно обнаружить при проверке.

В частности, в соответствии с п.213 Приказа Минфина РФ №157н работнику на основании его заявления должны выдать аванс по распоряжению руководства с указанием предназначения подобных трат. То есть из смысла оговоренной нормы следует, что аванс выдается в преддверии трат, а не впоследствии.

Однако в нарушении оговоренных норм, работнику компенсируют затраты понесенные в ходе служебной поездки уже по ее окончании на основании документов, которые и предоставляет работник, то есть тех же чеков, билетов и иных документов, отраженных в том же авансовом отчете.

Подобная практика возмещения затрат является незаконной, а в ряде случаев, учитывая письменное обязательства работника по оплате расходов за собственный счет, приводит еще и к большим нарушениям.

Как восстановить справедливость?

То есть заявление составленное работником собственноручно с обещанием взять все затраты по командировки на себя в некоторых случаях провоцирует работодателей на еще большее нарушение закона, а именно, отказ от компенсации понесенных затрат.

В подобной ситуации работнику понесенные затраты не возвращаются, и получить компенсацию можно только в судебном порядке.

Ответственность работодателя

В соответствии с нормами закона предприятие несет ответственность за несвоевременную выплату средств, которые положены работнику на основании того же Постановления №749.

То есть в судебном порядке работодатель может быть привлечен к ответственности по ст.236 ТК РФ, по которой компенсация командировочных затрат будет произведена в гораздо большем размере, а именно с учетом каждого дня просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования.

Также в подобной ситуации руководство компании будет привлечено к административной ответственности с применением штрафных санкций в размере от 30 тыс. до 50 тысяч рублей.

И в крайнем случае, если в судебном порядке будет доказано, что авансовые выплаты, а также компенсация командировочных расходов не была произведена по корыстным мотивам руководства, компании грозит штраф в размере до полумиллиона рублей либо лишением права занимать определенную должность в соответствии с ч.2 ст.145.1 УК РФ.

Как вернуть деньги?

Однако зная о последствиях и возможном размере наказания, многие работодатели все-таки идут на нарушения норм закона, полагаясь на юридическую безграмотность работников либо их опасения остаться без работы.

Именно поэтому для начала сотруднику, которому отказано в компенсации следует обратится за помощью в Инспекцию труда и в прокуратуру всего лишь с заявлением о нарушении его прав.

Их затем уже будут отстаивать юристы, которые обладают и необходимыми знаниями, и влиянием для решения вопроса в пользу работников, чьи права они и призваны защищать.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/komandirovka-za-schet-sobstvennyh-sredstv-rabotnika/

Командировка за свой счет

Командировка за свой счет как оформить

17.09.2019

Служебные поездки уже достаточно давно являются неотъемлемой частью многих видов профессиональной деятельности.

В ходе такой поездки, сотрудник покидает свое рабочее место и отправляется в другой город, либо иной населенный пункт, для выполнения различных профессиональных задач.

Работодатель, в свою очередь, во время нахождения подчиненного в командировке, будет обязан обеспечить сохранение рабочего места служащего, а также его среднего размера заработка.

Процедура предоставления командировок в нашей стране регламентируется действующими законодательными нормами. Основной из них, безусловно, будет являться Трудовой Кодекс РФ.

Помимо этого, отдельные важные положения по данному вопросу могут регулироваться и локальными актами, разработанными и утвержденными внутри конкретного предприятия.

Главное, чтобы содержание таких локальных актов не противоречило установленным правилам и существующему порядку.

Например, внутри предприятия могут быть установлены:

  • повышенный размер суточных. Они представляют собой особую выплату, на которую может претендовать сотрудник, в качестве компенсации расходов во время командировки;
  • возможность раннего бронирования гостиничных номеров за счет работодателя;
  • предоставление компенсации для дополнительных расходов на такси;
  • более удобный порядок получения служащим компенсации, после предоставления всех необходимых подтверждающих документов работодателю.

Нормами действующего законодательства также было установлено и весьма важное правило относительно обязательств работодателя в отношении предоставления сотруднику соответствующей компенсации за командировку. Важным нюансом здесь будет являться тот факт, что такая компенсация должна быть представлена служащему еще до его направления в служебную поездку.

Следовательно, если сотрудник уже был ознакомлен с составленным на его имя приказом о командировке, однако ему до сих пор не выдан аванс, у подчиненного будет иметься законное право на то, чтобы отказаться от служебной поездки.

Однако в вышеуказанном правиле имеются и некоторые исключения. В частности, речь идет об особых ситуациях, при которых необходимость в направлении служащего в командировку появилась достаточно неожиданно, например, в самом конце рабочего дня.

В подобных ситуациях, у работодателя может просто не иметься времени для того, чтобы произвести оплату, а также оформление требуемых документов.

В таком случае, сотрудник, в качестве исключения, может быть направлен в командировку за собственный счет.

Командировка за счет принимающей стороны

Иногда в процедуре направления сотрудника в служебную поездку будет иметься и принимающая сторона. В частности, работник, например, может быть отправлен в другую похожую организацию, с целью обмена опытом или получения новых знаний.

В таком случае, принимающая сторона может стать спонсором организованной поездки. Однако, в подобной ситуации, работодатель должен заранее позаботиться о грамотном оформлении такой командировки.

Прежде всего, необходимо помнить, что непосредственный руководитель сотрудника все равно не может быть избавлен от своих обязательств в отношении начисления и выплаты суточных.

Если командировка будет происходить за счет принимающей стороны, работодателю, прежде всего, необходимо позаботиться о подготовке следующих важных документов:
  1. Специального договора, который заключается между двум компаниями – той, в которой работает сотрудник, а также той, в которую он направляется в командировку.
  2. Приказа о командировке. Он является стандартным документом, который обязательно должен быть оформлен перед каждой служебной поездкой подчиненного, вне зависимости от длительности такой поездки, пункта назначения, а также иных дополнительных факторов.

Специальный договор должен быть заключен между компаниями для официального установления и подтверждения всех важных нюансов.

В частности, в таком документе обязательно должен содержаться пункт о том, что принимающая сторона добровольно принимает на себя все обязательства по оплате такой поездки.

Помимо этого, в договор могут быть включены и любые иные пункты, которые имеют прямое отношение к будущей командировке подчиненного.

Важным нюансом также будет являться и тот факт, что в вышеуказанном договоре обязательно нужно перечислить точные расходы, которая принимающая сторона берет на себя. Это следует сделать для того, чтобы избежать возможных споров и претензий в будущем. К основным видам расходов можно отнести следующие:

  1. Затраты на проезд к месту выполнения профессиональных задач, и обратно. Это могут быть билеты на железнодорожный транспорт и даже на самолет.
  2. Затраты на проживания. Сюда можно отнести оплату гостиничного номера, аренду частной квартиры и т.д.

Командировка за счет средств сотрудника

Командировка представляет собой служебную поездку, оформление которой должно осуществляться работодателем в строгом соответствии с действующими положениями трудового законодательства.

Эти положения устанавливают, что в прямые обязанности руководителя будет входить выплата своему подчиненному аванса. Он представляет собой определенную денежную сумму, которая идет на покрытие будущих командировочных расходов.

К наиболее распространенным из них можно отнести оплату транспортных услуг, проживания и т.д.

Направление сотрудника в служебную поездку за счет его собственных денежных средств законодательством не предусмотрено.

Однако на практике иногда случаются и такие ситуации, при которых работодатель сам просит своего подчиненного оплатить свои расходы, непосредственно связанные со служебной поездкой.

Сразу следует отметить, что, в случае поступления такого предложения, у сотрудника будут иметься все необходимые основания для того, чтобы предъявить официальные претензии на имя своего работодателя.

Иногда, при появлении срочной необходимости в отправку сотрудника в командировку за свой счет, работодатель использует следующие дополнительные методы:

  1. Отправка подчиненного в отпуск за свой счет. Фактически, данный метод заключается в следующем: сотрудника просят написать заявление о предоставлении ему отпускного периода без оплаты. Во время действия данного документа, служащий, на самом деле, решает профессиональные вопросы в служебной командировке. Безусловно, такой метод является максимально выгодным для руководителя – ему не нужно начислять подчиненному суточные. Более того, у него пропадает необходимость даже в оплате времени нахождения подчиненного в оформленном отпуске.
  2. Составление служащим заявления о том, что он сам берет на себя обязанности по компенсации расходов, непосредственно связанных со служебной поездкой. Нередко на основании такого заявления сотрудника, работодателем составляется дополнительный приказ. Подобные действия директора также являются грубой ошибкой. Они противоречат существующим нормам, а также нарушают законные права подчиненного.

Счет-фактура на командировку

С точки зрения действующих законодательных норм, компенсация, которая выдается сотруднику за понесенные в командировке расходы, является полноценным объектом налогообложения. Это означает, что данный вид денежной выплаты облагается НДС.

Как известно, для предоставления сотруднику положенной ему компенсации, в обязанности подчиненного будет входить сдача своему работодателю всех необходимых подтверждающих документов.

К основным из них можно отнести различные чеки, квитанции и иные бумаги, способные подтвердить факт оплаты представленных услуг. В некоторых случаях, услуги фиксируются и в таком документе, как счет-фактура.

Она представляет собой особую бумагу, которая включает в себя следующие основные сведения: назначение оказанных услуг, дата их предоставления, а также точная стоимость.

В дальнейшем, именно счет-фактура будет являться главным документом для осуществления работодателем всех необходимых налоговых операций и отчислений.

Счет-аванс на командировку

Командировочный аванс представляет собой определенную сумму денежных средств, которая выдается на руки подчиненному, отправляющемуся в служебную поездку. Следует отметить, что эти средства, в обязательном порядке, должны быть выданы сотруднику еще до официального начала его командировки.

В действующих нормах не содержится точных формул и принципов, на которых строился бы расчет авансовых сумм. Следовательно, каждый работодатель вправе использовать собственную систему для получения итогового значения. В большинстве случаев, во внимание принимается такой важный фактор, как длительность и дальность поездки.

Чем больше дней сотрудник проведет в командировке – тем более существенная сумма должна быть выплачена ему в виде аванса. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить положение о командировках внутри организации.

В данный документ могут быть внесены все необходимые сведения о том, по какому именно принципу происходит расчет суточных, какие факторы должны быть учтены здесь прежде всего и т.д.

При желании, работодатель вправе установить фиксированную сумму суточных, которая будет выплачиваться сотрудникам, вне зависимости от конкретного места командировки, а также от иных факторов. Однако здесь необходимо помнить, что ни один пункт такого положения не должен противоречить действующим нормам трудового законодательства.

Сам факт выдачи аванса сотруднику должен быть зафиксирован надлежащим образом. Для этого сотрудником бухгалтерии оформляются все необходимые документы.

К основным из них можно отнести специальный счет, в котором указывается соответствующая бухгалтерская проводка, точная сумма аванса, а также иные стандартные сведения.

Денежные средства могут быть выданы подчиненному двумя основными способами:

  1. На руки. Данный способ применяется в том случае, если стандартную заработную плату, а также иные выплаты, сотрудники получают по этому же принципу.
  2. С помощью перечисления на банковскую карту подчиненного. Такой вариант достаточно удобно применять в том случае, если зарплата и другие выплаты приходят сотрудникам на их действующие карты.

Помимо стандартного аванса, работодателю нужно быть готовым к необходимости выплаты дополнительной суммы. Такая необходимость может возникнуть уже после того, как сотрудник вернется из своей служебной поездке.

Дело в том, что там он может столкнуться с различными дополнительными расходами, которые не были учтены работодателем, во время утверждения окончательной суммы аванса. В таком случае, сотруднику нужно будет представить все необходимые документы, которые смогут подтвердить действительно превышение расходов.

После проверки представленных доказательств, работодателем выносится решение о начислении дополнительной суммы компенсации.

Итоги

Таким образом, оформление командировки за счет сотрудника является грубым нарушением со стороны работодателя. В таком случае, действовать подчиненному необходимо следующим образом:

  1. Прежде всего, нужно сказать руководителю о том, что его действия являются незаконными и нарушают полноценные права служащего.
  2. Если директор использует другие способы, например, просит подчиненного написать заявление о предоставлении ему отпуска за собственный счет, не нужно соглашаться исполнять просьбу работодателя.
  3. Если устные разговоры не приносят необходимых результатов, у сотрудника будет иметься законное право на предъявление официальных, письменных претензий. Для этого можно составить отдельное обращение на имя руководителя организации. Если же работодатель никаких не отреагировал на подобные претензии, единственным вариантом может стать обращение в такие организации, как Трудовая инспекция, либо судебное учреждение.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8/komandirovka-za-svoy-schyot/

Командировка за счет собственных средств работника

Командировка за свой счет как оформить

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Любая командировка является частью служебных отношений, поэтому порядок ее оформления регламентирует Трудовой Кодекс РФ. Не осталось в стороне и правительство страны Постановление, которого с номером 749 уточняет ряд требований, разъясняется там и как работник должен ездить по нуждам организации с использованием собственных средств.

Но есть и другой схожий вопрос: командировка на один день — суточные положены или нет? Ответ — здесь.

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции 

Командировка за свой счет законно ли это?

Упомянутое Постановление требует, чтобы работодатель сотруднику, убывающему в командировку, выплатил, причем до поездки, денежный аванс на сопутствующие расходы (даже если командировка выпадает на выходной день: как оплачивать в таком случае — в этой статье).

То есть для:

  • Найма жилья;
  • Оплаты проезда;
  • Любых других необходимых трат.

Кроме того, оформить любую поездку работника по нуждам организации следует документально, издав приказ.

Исключений для указанных правил не предусмотрено — это значит, что командировок «за свой счет» или с использованием собственных средств работника законодательством не предусмотрено.

 Хотя оплата должна производиться перед тем, как сотрудник будет отправляться в другой населенный пункт, но после окончания командировки разрешается возмещать любые издержки работника, превысившие размер аванса.

Поскольку командировка за свой счет незаконная, то организация может быть оштрафована, причем на внушительную сумму:

  • Если выявятся факты оплаты поездки сотрудника в другой населенный пункт собственными средствами и отсутствие положенного аванса, то работодатель должен будет перечислить в федеральный бюджет — 30-50 тыс. руб. штрафа;
  • Если будут иметь место явно корыстные действия работодателя, то сумма штрафа для организации будет гораздо большей — до полумиллиона рублей.

Возмещение сотруднику организации собственных средств, потраченных в служебной поездке сверх аванса, также обязательная процедура.

Командировка за свой счет как оформить?

Поскольку командировка за счет собственных средств работника незаконна, то ее оформить невозможно. Законодательство предусматривает всего один способ того, как можно оформлять данную процедура.

Он представляет из себя следующий порядок действий:

  • При наличии оснований работодатель издает приказ, который должен указывать направление поездки, ФИО командированного сотрудника, на сколько время рассчитана поездка. Прописывается, как организация будет финансировать убывающего;
  • Бухгалтер организации насчитывает, выдает сотруднику деньги (на билет, суточные, другие).

Только после всего указанного поездка считается правильно оформленной. После возвращения работнику должны возмещаться собственные средства, потраченные в поездке, если их расход доказан документально.

Для экономии денег, если нужен срочный выезд, то руководители организаций нередко используют различные недозволенные методы, например:

  • Отправляют сотрудника в отпуск за свой счет;
  • Требуют от сотрудника написать заявление о том, что он не против покрыть сопутствующие расходы из собственных средств. И даже вносят такую информацию в приказ.

Но следует понимать, что организация будет наказана в тот же день, если выявится хоть один такой случай. Причина: все перечисленное незаконно.

Командировка за свой счет с сохранением заработной платы

Ни одна статья ТК не разрешает направлять работника в служебную поездку за свой счет. То есть не оплачивать ее, причем до поездки или компенсировать сопутствующие расходы (проезд, проживание, другие) задним числом запрещено.

Если работодатель будет настаивать на использовании собственных средств, то сотрудник вправе отказаться. Зарплата же работника в служебной поездке всегда должна сохраняться, и не важно бюджетная организация посылает человека в другой населенный пункт или коммерческая.

Работник был в командировке за свой счет как отразить в учете?

Если организации необходимо отразить командировочные расходы, то руководитель должен издать приказ, а бухгалтер, выдав командированному аванс, обязан выполнить проводки по дебету счета 71.

По окончании поездки работник может предоставить документ подтверждающий, что выданных средств не хватило и ему пришлось тратить собственные — такая ситуация ничем не отличается от вышеуказанной, поэтому бухгалтер выполняет аналогичную проводку.

Подобным образом должна поступать, как бюджетная организация, так и любая коммерческая — того требует закон. Любой другой способ учета расхода средств без издания приказа, выплаты аванса в день поездки не предусмотрен.

Командировка за свой счет — образец приказа

У работодателя нет права издать приказ об отправке сотрудника в другую местность за свой счет, так как это не территория закона, то поступать подобным образом запрещено, то есть свои правила устанавливать не следует. Также данный документ на потом оставлять никогда нельзя.

Оформить обычный приказ можно воспользовавшись формой Т-9 (если едет несколько человек, то вопрос можно решить с помощью бланка Т-9а).

Где в соответствующих графах указывается, когда следует отправлять человека (день указывается точно), место в которое отправляется человек, также прописывается сколько ему необходимо выдать денег, из какого источника. В конце ставится дата, подпись руководителя, печать.

Приказ таким образом позволено оформить любой организации — бюджетной и коммерческой, но опять же — данный документ предназначен для оговоренной законом ситуации, а не для поездки за свой счет.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/komandirovka-za-schet-sobstvennyx-sredstv-rabotnika.html

Оформление командировки за свой счет

Командировка за свой счет как оформить

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует в интересах работодателя и исполняет поставленные перед ним задачи.

Поэтому, закон устанавливает обязанность работодателя оплачивать все расходы, связанные с нахождением сотрудника в командировке. При этом расходы должны быть разумными и соответствовать целям служебной поездки.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Командировка за свой счет – законно ли это

Если воспринимать данную формулировку буквально, то поездка за свой счет, это, безусловно, незаконно. Работник не обязан нести расходы и тратить собственные средства, действуя по заданию и в интересах работодателя. Трудовое законодательство совершенно однозначного на этот счет мнения.

Командировка за свой счет — это незаконные действия организации. Работник в любом случае должен получить компенсацию за понесенные расходы.

Как правило, это и имеется в виду. Во многих компаниях и, особенно, бюджетных организациях практикуются командировки за свой счет. Это означает следующее:

  • работник приобретает из своих денег проездные билеты до места назначения;
  • он бронирует и оплачивает жилье за весь период нахождения в служебной поездке;
  • он затрачивает собственные денежные средства на еду, проезд и другие нужды.

Но после возвращения из такой командировки за свой счет, работник обязан предоставить работодателю все документы, которые подтверждают его затраты. Предполагается, что они будут возмещены руководством в полном объеме. Нередко так и происходит.

Но судебная практика знает огромное количество случаев, когда работники бухгалтерии отказывали в компенсации всех указанных расходов или их части. Свои действия они объясняли тем, что представленные документы не соответствуют установленным стандартам.

Подобные методики направлены на снижение затрат и экономию материальных ресурсов.

Как оформить командировку за свой счет?

Командировка за счет собственных средств работника является исключительно его доброй волей. Принудить сотрудника к такому варианту нельзя. Поэтому, при поступлении подобного предложения от работодателя, сотрудник имеет право принять одно из двух решений:

  • отказаться от командировки за свой счет. Это его законное право, так как самостоятельная оплата расходов противоречит положениям законодательства;
  • принять данное предложение и довериться руководству. Ведь оно обязано возместить все расходы сотрудника в разумных пределах.

Если работник принял положительное решение и готов взять на себя все расходы по служебной поездке, то руководство оформляет приказ. Данный приказ обязателен. Именно он станет основанием для учета дней в служебной поездке, как отработанных. На основании приказа будет произведено возмещение расходов.

Иначе, нахождение в служебной поездке можно будет расценить как прогул.

Командировка за свой счет с последующим возмещением

Оформление поездки за собственные средства предполагает именно такой вариант. Это означает, что сотрудник оформляет поездку и оплачивает все расходы, рассчитывая на их возмещение работодателем. При этом следует указать на расходы, которые будут компенсированы:

  • затраты на проезд. Возможно возмещение за любые виды транспортных средств. Однако, конкретные пределы компенсации работнику следует оговаривать с работодателем заранее. Иначе, сотрудник может приобрести билет в купе, а выяснится, что компенсировать ему готовы только стоимость плацкартного билета;
  • стоимость проживания. В этом случае, работнику необходимо получить справку в объекте размещения. В данной справке указывается период проживания, наименование объекта размещения и стоимость номера. Документ оформляется по стандартным правилам и должен быть заверен печатью;
  • ежесуточные текущие расходы. Они компенсируются за счет суточных. Их размер устанавливается каждым работодателем отдельно. Поэтому объем суточного содержания может серьезно различаться. Например, государственные органы выделяют по 100 рублей в сутки на своего сотрудника. Коммерческие компании перечисляют по 500 – 700 рублей за каждый день служебной поездки;
  • в некоторых случая, возмещаются и затраты на общественный транспорт во время поездки.

В каждом конкретном случае, пределы компенсации следует оговаривать досконально с руководством. Иначе, велик риск потратить свои деньги и не получить их возмещения.

Оформление приказа на командировку за свой счет

Данный документ имеет ключевое значение. Без приказа поездка будет восприниматься как невыход на работу с соответствующими последствиями. В приказе необходимо отразить цель поездки, ее продолжительность и указать условия, а также пределы возмещения понесенных затрат.

Скачать образец

Командировка за свой счет (за счет собственных средств работника): с последующим возмещением, с сохранением заработной платы

Командировка за свой счет как оформить

Командировка – это поездка сотрудника предприятия с целью осуществить какие-либо действия в интересах руководства, выполнить определенные задачи. Обязанность работодателя — возместить все расходы, которые он считает разумными и связанными с целью поручения.

Расходы на командировку (в т.ч. суточные) обычно берет на себя предприятие-работодатель или принимающая сторона. По закону служебная поездка за свой счет незаконна. Однако в некоторых организациях (в основном бюджетных) такая практика существует. Сотрудник за все платит свои деньги, по возвращении получает компенсацию.

Возможность такого мероприятия

Оправлять сотрудника с поручением за его счет незаконно. Но нормы законодательства соблюдаются не всегда.

На практике случается, что работник:

  • покупает билеты;
  • оплачивает жилье;
  • тратится на продукты и проезд;
  • покупает запасы или основные средства.

После возвращения работодателю предоставляются документы, подтверждающие затраты, которые подлежат возмещению. В большинстве случаев их возвращают. Но суды рассматривают множество исков из-за того, что работники бухгалтерий с целью снижения затрат отказываются оплачивать расходы полностью или частично.

По закону билеты для командировок покупает учреждение по контракту или сотрудник из подотчетных средств. На практике часто случается, что работник использует собственные средства.

По возвращении из поездки он пишет заявление на имя директора о возмещении и прилагает к нему билеты (при покупке через интернет посадочный талон или электронный билет, если покупка оформляется на сайте РЖД, распечатывается электронный билет).

После утверждения в кассе создается расходный ордер, по которому выдаются деньги.

Нормы законодательства

Цель трудового законодательства – гарантировать гражданам права, связанные с наемной работой.

Причем ни коллективные, ни трудовые договоры не могут содержать положений, снижающих гарантии, определенные в Трудовом кодексе (ТК).

Оплата расходов, связанных с командировками, гарантирована ст. 165 ТК. Порядок выплаты должен быть установлен в коллективном или трудовом договоре.

Постановление Правительства  №749 определяет, что аванс на расходы должен быть выплачен до поездки. За несоблюдение данного правила предусмотрено административное наказание:

  • штраф руководителю в размере 30-50 тыс. рублей за невыплату аванса;
  • при наличии корыстных целей – до полумиллиона рублей или отстранение от занимаемой должности на какой-то срок (ч.2 ст.145.1 УК).

Если работодатель предлагает оплатить командировочные расходы своими средствами, работник может отказаться, если не доверяет руководству. При положительном ответе сотрудника оформляется приказ с указанием целей поездки, сроков, условий и пределов возмещения издержек.

Если руководство не возмещает расходы, его можно привлечь к ответственности (ст. 236 ТК). Работодателю придется выплатить компенсацию и дополнительное начисление за каждый день просрочки в размере 1/300 от ставки рефинансирования.

При  необходимости в срочном выезде или экономии средств используются и другие незаконные способы: оформление отпуска без содержания на время поездки, требование написать заявление, удостоверяющее готовность покрыть расходы собственными средствами.

Направление работника по служебному поручению за свой счет противоречит ч.2 ст. 9 ТК.

Случай срочного отбытия

Если требуется срочная командировка в конце рабочего дня по докладной руководителя подразделения или письму сторонней организации, аванс выплатить не всегда возможно.

Работник все равно выезжает, но обязательно оформляется приказ с указанием даты отбытия и прибытия, длительности поездки, отсутствия авансовой выплаты, порядком выплаты компенсации.

Сотрудник может отказаться от поездки, нарушающей его права.

Необходимо учесть, что подобное оформление командировки нарушает требования с п.213 Приказа Минфина РФ №157н, устанавливающего, что аванс выдается до поездки, а не после. На практике работник после поездки вместе с авансовым отчетом предоставляет билеты, чеки и другие документы, подтверждающие издержки.

По сути, это нарушение закона. Наличие заявления сотрудника, удостоверяющего готовность оплатить поездку из своих средств, ситуацию только усугубляет. Любая проверка квалифицирует подобные действия руководства как нарушение.

Как отправить в командировку за свой счет

Законодательством предусмотрен всего один способ:

  • издание приказа руководителя с указанием цели и направления поездки;
  • расчет бухгалтером размера авансовой выплаты;
  • выплата аванса.

Любой другой метод формально является незаконным.

Если работник в отпуске за свой счет

Прекратить отпуск без содержания работодатель не может, даже, если имеется согласие сотрудника (ст. 125 ТК). Важно все правильно оформить, чтобы не получить штраф согласно ст. 5. 27 КоАП РФ.

Из отпуска сотрудник чаще всего отзывается по служебной записке руководителя подразделения. Потом к работнику обращаются устно (лучше письменно, хотя закон этого не требует) и предлагают прервать отпуск.

При положительном ответе сотрудник пишет на предложении «Согласен» и расписывается. Далее разрабатывается приказ об отзыве из отпуска.

Когда он подписан, создается другой приказ — о командировке, в котором указывается:

  • причина отзыва из отпуска;
  • дата начала и окончания перерыва;
  • продолжительность командировки;
  • условия возобновления отпуска.

Изменения должны быть отражены в личной карточке.

Сотрудник остался в месте командировки

Если сотрудник во время выполнения поручения просит предоставить отпуск без содержания, руководство может согласиться, если считает это целесообразным. Продолжительность определяется после получения согласия, билет на обратный проезд может быть и не оплачен.

Если оплата производится, сумму разрешается учесть при расчете налогооблагаемой базы. Обязательно удержание НДФЛ, так как эта выплата не относится к компенсации расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей.

Отражение в учете

Во время командировки работнику сохраняется средняя зарплата, что должно быть отражено в табеле, в котором учитывается рабочее время (№ Т-12 или № Т-13).

  • Возмещение расходов отражается проводкой Д 71, К 50.
  • Если в документах, подтверждающих затраты, выделен НДС, то учитывается он на Д 19, К 71, принимается к вычету на Д 68, К 19.

При списании в расходы на коммерческом предприятии для налогообложения затраты списываются с учетом назначения:

  • основной вид предпринимательской деятельности — Д 20, К 20 (23, 25, 26, 29) К 71 на производстве и Д 44, К 71 – в торговле;
  • покупка основных средств – Д 08. К 71;
  • покупка запасов для производства – Д 10, К 71;
  • выявление причин брака – Д 28, К 71;
  • культурно-развлекательное мероприятие – Д 91, К 71.

Хотя законодательством не предусмотрены командировки за свой счет, на практике они применяются. Чтобы избежать санкций при проверках, важно правильно оформить документы и проводки для бухгалтерского и налогового учета.

На что обратить внимание при отправке сотрудника в командировке, расскажет видео ниже:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/za-svoj-schet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.